Friday, November 4, 2016

عشر خطوات لإنشاء نشرة إخبارية إلكترونية

عشر خطوات لإنشاء نشرة إخبارية إلكترونية

كتبها زكريا فوزي · 12 April, 2010

تؤدي نشرات الأخبار الإلكترونية وظيفة مهمة للمؤسسات من ناحية الاتصالات والتنسيق، كما أنها قد تكون معقدة من ناحية التصميم والإنشاء والإدارة، وتعطي هذه المقالة صورة مختصرة لبعض الخطوط العريضة وأفضل الممارسات للنشرات الإخبارية الإلكترونية.

خطوات عشر لإنشاء النشرة الإخبارية الإلكترونية:
• الأهداف
• الموضوع
• العاملون/ الموارد
• المحتوى
• الشكل
• التكنولوجيا
• التسجيل
• ضمان الجودة
• التسويق
• الإدارة

فيما يلي شرح مختصر لكل خطوة من هذه الخطوات:

الأهداف:
توجد الكثير من الأهداف المحتملة لإنشاء نشرة إخبارية إلكترونية؛ ولذلك فمن المهم تحديد أهداف محددة مسبقاً، والأهداف قد تشمل ما يلي – على سبيل المثال:

– عمل دعاية لجهود المؤسسة
– تحسين التنسيق
– المعرفة
– تدعيم المؤسسة
– جمع الأموال
– العلاقات العامة
– القيادة الفكرية
– شبكة مهنية

الموضوع:
من المهم – قبل إنشاء نشرة إخبارية – أن نحدد موضوعها (كفكرة نموذجية دقيقة)، ويتعين على هذه العملية أن تتضمن مسحاً للنشرات الإخبارية الإلكترونية المماثلة لتفادي التداخل فيما بينها ولتفهم المنتجات المنافسة، ومن المفيد أن تحدد موضوع النشرة في كلمتين مثل “متاحف قطر” أو “السياحة في الدوحة” إذ أن هذا النظام يحدد الموضوع بدقة، كما أن الكلمتان المرتبطتان جيداً ببعضهما البعض يعملان جيداً عند البحث عنهما في محركات البحث على شبكة الإنترنت وعند الدعاية الإلكترونية لهما.

العاملون/ الموارد:
يتنوع وقت العاملين في إنتاج النشرات الإلكترونية بدرجة كبيرة (أقل من عشر ساعات إلى أكثر من مائة لكل نسخة) استناداً في الأغلب إلى درجة المحتوى التحريرى الجديد الذي يتم تطويره (في مقابل محتوى إعادة المقصود والروابط أو الموارد الأخرى). وانتظام إصدار النشرة الإخبارية يعد أحد الوظائف الواضحة لإلتزام العاملين، إذ أن إنشاء النشرة الإخبارية يتطلب إلتزام طويل الأمد للعاملين.

المحتوى:
النشرات الإخبارية قد تتضمن أنواعاً شتى من المحتويات، ومن أمثلة هذه المحتويات ما يلي (مرتبة ترتيباً من أعلى المحتويات استهلاكاً للوقت إلى أدناها):

• الأخبار
• دراسات الحالة
• مقابلات
• أخبار المشروع
• الإعلانات
• مقالات لطرف ثالث
• معلومات وظيفية
• الموارد والبيانات الجديدة
• روابط الأخبار

القرارات المتعلقة بالمحتوى الذي سيتم وضعه في النشرة الإخبارية تستند إلى العوامل المرتبطة بالتكاليف والرغبة والتوقيت والجودة والكم للأنواع المتعددة لهذه المحتويات.

الشكل:
بصفة عامة يتم إرسال النشرات الإخبارية حالياً في شكل نصوص وأشكال جرافيكس (HTML)، رغم أن النشرات التي تأخذ شكل النص فقط مقبولة أيضاً، وبصفة عامة ينبغي أن تكون النشرات المستندة إلى شكل الجرافيكس أبسط من الصفحات الإلكترونية المشابهة لها.

وفيما يتعلق بالفترة التي تصدر فيها النشرة فإن النشرات الإخبارية الإلكترونية ينبغي أن تكون شهرية أو ربع سنوية (ولكن ليس هناك مطلب محدد)، والإلتزام بجدول معد سلفاً يعد ميزة كي ينتظر القراء نشرتك، رغم أن أهم عامل من عوامل نجاح النشرة هو إرسال محتوى نافع حتى وإن تتطلب ذلك تغيير موعد إرسال النشرة.

التكنولوجيا:
يوجد الكثير من “خدمات النشرات الإخبارية” التي كتبها طرف ثالث، وهي تقدم قائمة بالإدارة والخدمات البريدية والتقارير المفصلة، وتتطور التكنولوجيا سريعاً ولذلك فمن المهم أن تسأل المؤسسات الأخرى (أو المجموعة الاستشارية الإلكترونية) عن خبراتهم مع البرامج المختلفة.
التسجيل:
يجب أن يحتوي الموقع الإلكتروني لمؤسستك على جزء للنشرة الإخبارية الإلكترونية يتم فيه وصف النشرة الإخبارية والسماح بالتسجيل ويضم النسخ القديمة من النشرة. ويمكنك أن تبدأ في تسجيل المشتركين في النشرة حتى قبل البدء فيها رسمياً.

ضمان الجودة:
يمكن تصحيح الخطأ على الصفحة الإلكترونية على الفور، ولكن الأمر نفسه لا يحدث مع النشرة الإلكترونية، ومن ثم فإن ضمان الجودة له أهمية خاصة مع النشرات الإلكترونية، وتتضمن قائمة فحص ضمان الجودة النقاط التالية (على الأقل):

• الدقة التحريرية
• القواعد اللغوية
• التدقيق الإملائي
• تدقيق الروابط
• التدقيق القانوني
• اختبار البريد (فحص الشكل والحروف والنصوص والجرافيكس)
• مراجعة قائمة البريد (للتأكد من توصيل النشرة إلى المشتركين الجدد)
• استمارة الاشتراك/ إلغاء الاشتراك في ذيل النشرة

التسويق:
يمكن تسويق النشرات الإخبارية الجديدة بطرق متعددة:

• روابط للاشتراك على موقعك الإلكتروني
• التسويق المتوازي مع النشرات الإخبارية المشابهة
• “دعوات” موجهة

يجب أن تكون النشرات الإخبارية “اختيارية” أي أنه لا ينبغي أن نُشرك فيها أحداً إلا بموافقته، وإنه لأمر حسن أن تدعو مشتركين جدد إلى الاشتراك في النشرة باستخدام قوائم البريد الإلكتروني، ولا يتطلب الأمر تأكيد الاشتراك، فيكفي طلب الاشتراك لمرة واحدة فقط.

الإدارة:
تتطلب الإدارة المستمرة لنشرات الأخبار الإلكترونية الناجحة الاهتمام المستمر بنوعية المحتوى ومستوى الانتاج والتناغم والفائدة العامة، ومن ثم فإن ردود الأفعال الدورية التي تأتي من القراء من خلال المسوح الإلكترونية قد تكون مهمة، وفي حالات كثيرة يمكن للنشرات الإخبارية أن تكون ملاءمة لشيء ما مثل الدعابة أو التعليقات الصريحة أو غيرها.
إن النشرات الإخبارية الإلكترونية ما تزال أداة تواصل فعالة، والاقتراحات سالفة الذكر قد تساعدك في أن تجعل نشرتك الإخبارية فعالة أيضاً.

0 comments:

Post a Comment